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La importancia de mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
“Una organización y sus proveedores son interdependientes y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor”
ISO 9001:2008
I. PROVEEDORES Y ALIANZAS
Los aliados pueden ser proveedores de productos, prestadores de servicio, instituciones tecnológicas y financieras, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales u otras partes interesadas.
La dirección debería establecer las relaciones con los proveedores y los aliados de negocios para promover y facilitar la comunicación con el objetivo de mejorar mutuamente la eficacia y la eficiencia de los procesos que crean valor.
Existen varias oportunidades para que las organizaciones incrementen el valor a través del trabajo con sus proveedores y aliados tales como:
- Optimizando el número de proveedores y aliados del negocio.
- Estableciendo comunicación en ambos sentidos de los niveles apropiados de ambas organizaciones para facilitar la solución rápida de problemas y evitar retrasos y disputas costosos.
- Cooperando con proveedores en la validación de la capacidad de sus procesos.
- Dando seguimiento a la habilidad de los proveedores para entregar productos conformes, con el objetivo de eliminar verificaciones redundantes.
- Alentando a los proveedores a implementar programas de mejora continua del desempeño y a participar en otras iniciativas conjuntas de mejora.
- Involucrando a los proveedores a implementar programas de mejora continua del desempeño y a participar en otras iniciativas conjuntas de mejora.
- Involucrando a los proveedores en actividades de diseño y desarrollo de la organización para compartir el conocimiento y mejorar eficaz y eficientemente los procesos de realización y entrega de productos conformes.
- Involucrando a los aliados de negocios en la identificación de necesidades de compra y en el desarrollo de estrategias conjuntas.
- Evaluando, reconociendo y recompensando los esfuerzos y logros de los proveedores y de los aliados del negocio.
- Considerando el uso de medios de comunicación electrónicos con el proveedor y aliados de cara a la optimización de la comunicación de los requisitos.
Los requisitos para los procesos de los proveedores y las especificaciones del producto deberían elaborarse con los proveedores con el fin de beneficiar el conocimiento de los mismos.
La organización a su vez podría también involucrar a los proveedores en el proceso de compra en relación a sus productos con el fin de mejorar la eficacia y la eficiencia del proceso de compras de la organización, esto podría ayudar a la organización en el control y disponibilidad del inventario.
II. PROCESO DE CONTROL DE PROVEEDORES
Las organizaciones deberían establecer procesos eficaces y eficientes para identificar las fuentes potenciales de materiales comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negocios existentes y evaluar su capacidad para suministrar los productos requeridos, con el fin de asegurar la eficacia y la eficiencia de los procesos de compras. Estos son ejemplos de entradas para el proceso de control de proveedores:
| Evaluación de la experiencia pertinente. | La respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y ofertas. |
| El desempeño de los proveedores en relación a los competidores. | La revisión de las referencias del proveedor y los datos disponibles para la satisfacción del cliente. |
| La revisión del desempeño del producto comprado en cuanto a calidad, precio, entrega y respuesta a los problemas por parte del proveedor. | Las auditorías al sistema de gestión del proveedor y la evaluación de su capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos eficaz y eficientemente y dentro del calendario establecido. |
| La evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el periodo de suministro y cooperación previsto. | La capacidad de servicio, instalación y apoyo e historial del desempeño en base a los requisitos. |
| La toma de conciencia y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes por parte del proveedor. | La capacidad logística del proveedor incluyendo las instalaciones y recursos. |
| El papel del proveedor en la comunidad así como la percepción de la sociedad. |
El seguimiento y medición de las partes interesadas con respecto a los PROVEEDORES y ALIADOS DEL NEGOCIO; la organización debería:
- Sondear las opiniones de los proveedores y aliados del negocio con respecto a su satisfacción con los procesos de compra de la organización.
- Realizar el seguimiento y proporcionar retroalimentación sobre el desempeño de los proveedores y aliados del negocio y su cumplimiento de la política de compras de la organización.
- Evaluar la calidad del producto comprado, las contribuciones de los proveedores y aliados de negocio y los beneficios mutuos derivados de la relación.
CONCLUSIÓN
Junto con sus proveedores y aliados, la organización debería buscar la mejora continua de la calidad, del precio y de la entrega de los productos proporcionados por los proveedores y aliados y la eficacia de su sistema de gestión, basándose en la evaluación periódica y retroalimentación de su desempeño. Por lo tanto la organización debería revisar y fortalecer de una manera continua sus relaciones con sus proveedores y aliados, a la vez que considera el equilibrio entre sus objetivos a corto y largo plazo.
Bibliografía: “Sistemas de Gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño” ISO 9004:2000
Elaborado por: Lic. Elba Selene Moreno Trejo
