Alcances en los sistemas de gestión

Cuando una organización cuenta con una certificación ya sea de calidad, ambiental, antisoborno, etc., es común pensar que todos los procesos y productos dentro de la empresa forman parte del sistema de gestión y están certificados, sin embargo, la realidad es que no siempre es el caso.

Cuando una compañía decide pasar por una evaluación de este tipo, es necesario determinar y fijar los límites de la aplicabilidad de la norma y su sistema de gestión, ya sea que se implemente en toda la organización o solo en algunos procesos.  

Un alcance mal definido puede incrementar los costos y tiempos para la certificación del SG.

Alcance de la norma.

Cada norma o estándar tiene un enfoque diferente, por lo que sus alcances varían de uno a otro y es por ello la importancia de conocer todos los requerimientos y cómo funciona cada uno al iniciar una implementación.

Cada norma cuenta con una aplicabilidad sobre sus requisitos, de los cuales, pocos serán objeto de una declaración de «no aplicabilidad» según las prácticas de la organización, por lo que será necesario justificar por qué no se utilizarán en la implementación del sistema de gestión.

Alcance del sistema de gestión.

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión para establecer su alcance de acuerdo con los requisitos de la norma o normas seleccionadas a implementar y que impacten en las actividades que realiza la empresa.

Al definir el alcance de un sistema de gestión, se aclara sobre qué partes de la organización actúa, pudiendo abarcar toda la organización, funciones o procesos concretos, o áreas específicas.

De igual forma, el alcance de un sistema de gestión debe identificar las ubicaciones físicas, productos y servicios.

Alcance de la auditoría de certificación.

En el caso de las certificaciones, el alcance debe describir los tipos de productos y servicios proporcionados por la organización, procesos, sitios/ubicaciones, departamentos, divisiones, etc. Incluidos en el sistema de gestión a evaluar por parte de un organismo de certificación.

Puede darse el caso de que una organización cuente con múltiples estándares o normas implementadas en su sistema de gestión, y sin embargo, la certificación pueda ser para sólo uno de los estándares implementados o una sola ubicación física de la empresa. En cualquiera de los casos, será necesario definirlo dentro del alcance de la certificación de manera clara y evitando ambigüedades.