Pasos para auditar un sistema de gestión integrado

Juan Medina / Auditor

Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) es un marco integral que combina múltiples sistemas de gestión en un sistema único y cohesivo conformado por conjuntos de normas tales como ISO 9001, ISO14001 o ISO 45000, asimismo, por procesos y procedimientos que permiten a una organización gestionar de forma eficaz sus aspectos ambientales, de calidad, de seguridad y salud ocupacional, entre otros.

Para verificar el cumplimiento y la eficacia de un Sistema de Gestión Integrado (SGI), es necesario realizar una auditoría interna y externa de forma periódica que evalúe el grado de conformidad con los requisitos establecidos.

Auditar un SGI es un proceso que garantiza que el sistema esté funcionando de manera efectiva y eficiente.

A continuación, describiremos los pasos involucrados en la auditoría de un SGI:

• Comprensión y definición del alcance y objetivos.
• Planificación de la auditoría.
• Realización de la auditoría.
• Presentación del informe.
• Seguimiento de los hallazgos de la auditoría.

Comprensión, definición del alcance y objetivos

Antes de realizar una auditoría es esencial comprender el alcance y los objetivos de la auditoría. Esto implica identificar cómo está conformada la organización en términos de departamentos y funciones a auditar, con el fin de establecer los criterios de auditoría y los objetivos.

Definir el alcance y los objetivos de la auditoría: se debe establecer qué procesos, áreas o funciones se van a auditar, así como los criterios y normas de referencia que se aplicarán.

También se debe definir el propósito y el resultado esperado de la auditoría, así como los recursos y el tiempo disponible.

Los criterios de auditoría deben incluir requisitos legales y estándares de la industria, así como cualquier requisito específico de la organización.

Por ejemplo, en una empresa manufacturera que ha implementado un SGI, el alcance de la auditoría puede incluir los procesos de producción, control de calidad y gestión ambiental.

Los criterios de auditoría pueden incluir las normas ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión ambiental) e ISO 45001 (gestión de la seguridad y salud en el trabajo).

Los objetivos de la auditoría pueden contener cumplimiento de los requisitos a los estándares a auditar, normas legales aplicables a la industria/sector y documentación del SGI.

Planificación de la auditoría

Una vez establecido y comprendido el punto anterior, se debe elaborar un plan de auditoría que incluya:

• Agenda (días y horarios).
• Equipo auditor.
• Procesos para auditar.
• En la medida de lo posible las personas a entrevistar.
• Métodos y herramientas para utilizar.
• Los posibles riesgos y las oportunidades para considerar de la auditoría (antes, durante y después).
• Los criterios de evaluación y de informe.

Realización la auditoría

Esto implica preparar una lista de verificación, realizar entrevistas con personal clave, revisar la documentación y observar procesos y actividades para verificar el cumplimiento de los criterios de auditoría.

Por ejemplo, durante una auditoría SGI, el auditor puede entrevistar al gerente de calidad para comprender cómo la organización garantiza el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001.

El auditor también puede revisar documentos como manuales y procedimientos de calidad para verificar el cumplimiento.

Además, el auditor puede observar el proceso de producción para garantizar que la organización cumpla con los requisitos de la norma ISO 14001.

Presentación del informe

Después de completar la auditoría, el auditor debe preparar un informe de auditoría que refleje los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones de la auditoría. El informe debe ser claro, conciso, objetivo y basado en evidencias. Este debe ser comunicado a las partes interesadas pertinentes y en la medida de lo posible recibir retroalimentación.

Por ejemplo, después de realizar una auditoría, el auditor puede recomendar utilizar herramientas de calidad para que la organización implemente un plan de acción correctiva para abordar las no conformidades identificadas en la auditoría.

Seguimiento de los hallazgos de auditoria

Una vez con concluida la auditoría, se debe hacer un seguimiento de la implementación y la verificación de las acciones correctivas derivadas de esta.

El personal auditado puede presentar un plan de acción correctiva en el que se incluya las acciones, cronogramas y responsabilidades específicas para abordar las no conformidades, lo anterior, debe comunicarse a las partes interesadas relevantes y monitorear el progreso para garantizar que las no conformidades se aborden de manera efectiva.

Para ello, el auditor líder debe evaluar la eficacia y el impacto de las acciones correctivas en el sistema de gestión integrado y cerrar la auditoría cuando se hayan resuelto satisfactoriamente todas las no conformidades.

En conclusión, auditar un SGI es un proceso minucioso que garantiza que el sistema esté funcionando de manera efectiva y eficiente.

Los pasos involucrados en la auditoría de un SGI incluyen comprender el alcance, los objetivos de la auditoría, realizar la auditoría e informar y dar seguimiento a los hallazgos de la auditoría.

Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden asegurarse de que su SGI cumpla con los requisitos legales y los estándares de la industria, e identificar áreas de mejora para mejorar su desempeño general.

Bibliografía:

ISO 19011:2018- Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.