Tips de auditoría basados en ISO 19011

Por Diego Ayala.

Imagina que recién tomaste el curso de auditor interno, llega el día esperado de la “Auditoría Interna” y el auditor líder está realizando la reunión de apertura informando todas las reglas de juego, cobijado por el experto en materia el cual te guiará durante todo el proceso de auditoría, sin embargo, algo sucede que ahora estás en otro escenario donde sólo te encuentras tú y el auditado, y posiblemente un observador sintiendo las miradas y los segundos de espera para recibir las preguntas que les harás para poderte contestar.

En ese momento ¿qué haces?, ¿qué preguntas realizas?, ¿haces un chiste político, religioso o deportivo para romper el hielo?, ¿es correcto?, ¿pides ayuda de tu líder?, ¿te vas corriendo hacia tu lugar de trabajo?, ¿te muestras prepotente sacando tu “charola” de soy “Auditor Interno” y yo mando?, ¿sigues el checklist de preguntas sin importar las respuestas del auditado? Preocupándote mas por el llenado de este; ese día será un gran reto, y al final de la entrevista y de la auditoría, seguramente te preguntarás… ¿Lo hice bien?, ¿tendré un aumento?, ¿se quejaron de mí?, ¿me regañarán porque identifiqué NC?

No te preocupes, aquí te dejo algunos tips de auditoría que te ayudarán antes, durante y después del ejercicio de auditoría. Ten presente que la práctica de la auditoría te hará mejor evento tras evento, pero a mayor preparación previa, mejor será tu camino a ser un gran auditor líder.

Antes:

• Revisa la información documentada.

Investiga la información relacionada con los procesos que vas a auditar, conoce sus productos/servicios, funciones, responsabilidades, es decir; revisa documentos y registros del sistema de gestión, así como informes de auditoría previos.

• Planifica la auditoría.

Considera los riesgos de las actividades de auditoría en los procesos del auditado, identifica tu técnica de muestreo apropiada, a quién vas a entrevistar, que tipo de preguntas como apoyo llevarás, el equipo de protección personal que llevarás, las potenciales situaciones que pueden suceder ante tus preguntas.

• Ten clara tus tareas.

Identifica claramente los objetivos a lograr de la auditoría (completa, de seguimiento, especial, etc.) el alcance de la auditoría (auditoría completa, parcial, algunos procesos, sitios, multisitio, etc.) los criterios a auditar (ISO 9001, ISO 14001, corporativa, interna, etc.), ubicaciones (en sitio o remoto), si existirán guías, observadores, y finalmente los recursos que necesitarás para llevar a cabo la auditoría.

• Prepara tus documentos de trabajo.

Este puede ser un checklist de auditoría, un mapa de proceso de entrevistas, tu informe de auditoría, libreta para tomar notas y lo más importante tu “norma” como referencia de auditoría.

Durante:

• Comunícate adecuadamente.

Si eres parte del equipo auditor, es muy importante siempre estarte comunicando con el auditor líder, utiliza los mecanismos de comunicación más adecuados para hacerlo (reuniones cortas, WhatsApp, correo, etc.), es importante siempre estar informando el avance de la auditoría.

Al iniciar las entrevistas siempre agradecer al inicio y al final, sin olvidar retroalimentar al auditado con lo que revisaste e informar los potenciales hallazgos que se han identificado, comentando que esto lo llevará con el auditor líder para poder definir un resultado, ya sea positivo o de mejora.

• Recaba la evidencia objetiva.

Acuérdate de siempre recabar evidencia objetiva, la cual puede venir de documentos, de observancia, o de entrevistas hacia el auditado, tomando siempre evidencia de las entrevistas como puede ser: referencias de documentos, revisiones, fechas, títulos, descripción de una situación encontrada durante el recorrido, o respuestas de los auditados, siempre haciendo referencia al auditado sobre temas relevantes que has encontrado. Si no obtienes esto, será muy complicado que tus hallazgos tengan fundamento, ya sea positivo o de mejora.

Considera los siguientes métodos de auditoría.

Muestreo.

Recuerda siempre que el muestreo en las auditorías es muy importante, pero ¿cómo hago el muestreo?, ¿cómo debo aplicarlo? ¿en qué momento y que tipo de muestreo usar?

Existen dos tipos de muestreo.

Muestreo basado en juicio:

Debes considera lo siguiente:

– resultados previos de las auditorías previas (observaciones/ oportunidades de mejora o NC).

– complejidad de los requisitos.

– grado de tecnología y el factor humano, entre otros.

Muestreo estadístico:

Aquí es muy sencillo ya que se recomienda que sea la muestra cuando aplique, el 50+1, eso estadísticamente se considera una muestra “representativa”.

Así que ten presente siempre cual vas a usar previo al proceso a entrevistar.

• Recopila y verifica adecuadamente la evidencia objetiva.

Recuerda que un auditor nunca supone, cree, o genera sus hipótesis futuras o pasadas para determinar sus hallazgos, estos deben tener un fundamento muy claro, preciso, coherente y actual. Para esto es muy importante comparar la evidencia objetiva vs el criterio evaluado (ISO 9001, ISO 14001, entre otros), para poder determinar el cumplimiento o no de dicho “DEBE”, sin olvidar que el enfoque de la auditoria siempre será buscando la CONFORMIDAD del ejercicio de auditoría.

• Genera tus potenciales hallazgos de auditoría.

Con el comparativo de le evidencia objetiva vs el criterio de auditoría, ahora si has un breve resumen de los siguientes conceptos: aspectos positivos, oportunidades de mejora, oportunidades y No Conformidades (Menor, Mayor, Crítica, etc.)

El “secreto” para poder determinar un buen resumen y entregarlo al Auditor Líder para conciliarlo es muy sencillo: Considera que este texto lo revisarás dentro de 1 mes y si en ese mes se entiendo claramente, has logrado el objetivo, ya que muchos auditores tienen el error de redactarlo de una forma que, pasado inclusive una semana, no entienden ni su resumen. Informa al auditor líder oportunamente.

Informa tu resume adecuadamente para que el auditor líder tenga el tiempo suficiente para consensar y conciliar integralmente toda la información, para que en la reunión de auditores se discuta el resultado final. Esto es de gran ayuda para el ejercicio de auditoría.

Después:

• Prepárate para la reunión de cierre y ayuda a tu auditor líder.

Se puntual, escucha y pon atención a los comentarios del líder, ten preparado tu escenario en caso de que el líder se apoye en ti para reforzar algunos de tus hallazgos presentados, o simplemente ten presente un breve “discurso” de agradecimiento en caso de que el auditor líder te seda la palabra. Reglas de oro: No interrumpir, no generar una discusión entre el auditor líder y tú durante la reunión, no apoyar al líder, distraerte fácilmente.

• Entrega tus notas oportunamente.

Una vez terminado el ejercicio de auditoría, considera que aún no se termina la auditoría sino hasta que entregues tus notas al auditor líder de forma clara y concisa y hasta el cierre de no conformidades en caso de que se hayan dejado. Finalmente prepárate con las lecciones aprendidas para tu siguiente ejercicio de auditoría.

Este es un ejemplo general de los tips para tener los conceptos básicos y poder realizar una muy buena auditoría, es importante que tengas a la mano la norma ISO 19011, para estar verificando que llevas una secuencia y manejo de auditoría adecuada.

Conclusión:

Confía en ti y tus aprendizajes o lecciones aprendidas, lo más importante es asegurar que los Sistemas de Gestión que auditas realmente vayan hacia la mejora continua y esto solo te lo podrá dar una combinación de una muy buena preparación teórica más las horas vuelo de auditoría que estarás llevando a cabo.