Como integrar un sistema de gestión

Autor: Robert Alexander Gaitan Romero

Un sistema de gestión se conoce como el conjunto de metodologías, políticas, procesos y recursos que son utilizados con el fin de gestionar la prestación de productos o servicios que logren cumplir con los objetivos establecidos en una empresa.

Durante el paso del tiempo, las necesidades organizacionales y las demandas de las partes interesadas han ido en aumento, por lo que, para satisfacer dichos requerimientos, las organizaciones han buscado adoptar múltiples estándares que logren cumplir con sus objetivos. Usualmente la implementación de diversos sistemas suele ser un reto para las organizaciones, por lo que se ha buscado la forma de simplificar la implementación de múltiples requisitos en un solo sistema que logre la conformidad de varios esquemas. Esta simplificación permite la reducción de la documentación, generalizar los riesgos, y unificar las auditorías, procesos y revisiones por la dirección. La integración de los sistemas es un proceso fundamental para la optimización de recursos, mejorar la toma de decisiones y adquirir nuevos conocimientos que permitan adaptarse a los cambios provenientes del contexto.

Los sistemas de gestión consisten en un conjunto de elementos relacionados, los cuales interactúan entre sí con el fin de lograr el establecimiento de políticas, objetivos y procesos que son necesarios para el cumplimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Cuando la implementación de un sistema no es suficiente para atender las necesidades, las organizaciones buscan adoptar estándares adicionales para lograr el cumplimiento.

Una de las formas en las que se suele adoptar estándares adicionales es mediante su implementación individual a través de áreas funcionales como compras o servicio al cliente. Este tipo de enfoque provoca la suboptimización del sistema, y obliga a la organización a realizar el cumplimiento individual de cada norma de manera independiente.

También existe un segundo enfoque, el cual consiste en unir los requisitos que poseen todos los esquemas. Este enfoque permite el establecimiento de una sola política, objetivos, auditorías y revisiones por la dirección.

La mayoría de los estándares poseen en una estructura de alto nivel, la cual consiste en requisitos que poseen un tratamiento similar. Por otro lado, también existen requisitos específicos para cada norma, como los aspectos ambientales para ISO 14001 y el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente para ISO 9001. La integración es entonces, la simplificación y adición de los requisitos tanto similares como específicos de cada esquema en un solo sistema que pueda brindar conformidad de manera global.

Integración de un sistema:

Durante la integración de un sistema es importante considerar la situación actual en la que se encuentra el sistema de gestión de la organización. La integración puede considerar la unión de esquemas previamente implementados de forma individual, la adición de un esquema a un sistema integrado, o la implementación de un sistema integrado sin haber implementado alguna normatividad previamente.

Un procedimiento genérico para el establecimiento de un sistema de gestión integrado es el siguiente:

• Liderar la integración: Consiste en la decisión de la integración por los líderes de la organización. En este punto se consideran aspectos como la justificación de la integración, la determinación de riesgos y oportunidades de la integración, y la dirección en la que se dirigirá la organización para la toma de decisiones y el establecimiento de su política.

• Determinación del alcance de integración: El alcance del sistema de gestión comúnmente es establecido por la alta dirección de la organización. Consiste en la identificación de los estándares que serán implementados y su impacto en los productos y servicios que se encuentra establecidos en el sistema. La decisión de los estándares a implementar y su orden dependerá completamente de las prioridades de la organización.

• Planeación de la integración: Consiste en la integración mediante un enfoque a proyectos. Una planeación exitosa incluye la determinación del responsable y la elección de un equipo con los conocimientos necesarios para integrar el sistema. También se debe considerar aspectos adicionales como la comunicación estratégica, la determinación de riesgos y oportunidades, la determinación de recursos y la realización de las actividades de actividades para la integración. Las actividades de integración consisten en la identificación de los esquemas que serán añadidos al sistema, comparando sus requisitos con los del sistema implementado.

• Conexión de los requisitos de los sistemas de gestión al sistema general: Consiste en la realización de un mapeo, para identificar similitudes y eliminar aspectos repetitivos de los estándares a integrar, esto con el fin de aumentar la sinergia. También es necesario verificar el grado de cumplimiento de los sistemas implementados, ya que no es posible realizar la integración de un sistema si los requerimientos similares poseen distintos niveles de conformidad.

• Mantenimiento y mejora de la integración: Consiste en verificar que los requerimientos establecidos en el sistema integrado sean implementados correctamente mediante su monitoreo. La importancia de este paso consiste en poder evaluar la eficacia del sistema y poder tomar aquellas medidas que sean necesarias para su mejora. Algunas de las formas para realizar el monitoreo es el seguimiento a indicadores y auditorías.

• Aplicación de los conocimientos adquiridos en la organización: El proceso que conlleva integrar un sistema de gestión proporciona conocimientos que permiten la adaptación a los cambios presentados en el contexto y partes interesadas.

Beneficios de la implementación de un sistema integrado:

El beneficio principal que trae la implementación de un sistema integrado es la adquisición de un sistema capaz de adaptarse a los cambios que pueden presentarse tanto en las normatividades como en las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Beneficios adicionales incluyen la eliminación de la redundancia, reducción de la burocracia, optimización de recursos, mejora de procesos, reducción de mantenimientos y el establecimiento de un enfoque coherente hacia varios ámbitos del mercado, como la calidad, educación, seguridad y ambiente.

Evaluaciones y Certificación:

Al igual que un sistema de gestión convencional, un sistema integrado debe de incluir evaluaciones periódicas con el fin de conocer su nivel de eficacia, y poder determinar las medidas necesarias para su mejora. Estas evaluaciones consisten en la determinación y seguimiento de indicadores que son derivados de los objetivos del sistema. Estos se presentan en los procesos y controles operacionales del sistema, los cuales pueden ser revisados durante las auditorías y revisiones por la dirección.

También existe la posibilidad de que algunas de las partes interesadas de la organización soliciten información documentada que valide la eficacia del sistema integrado. Esta información puede ser la presentación de un certificado de los procesos del sistema de gestión, el cual es proporcionado por organismos de certificación que están validados por una acreditación. Estos organismos evalúan la implementación del sistema con el fin de detectar cualquier incumplimiento o riesgo que pueda perjudicar el logro de los objetivos propuestos en el sistema, y comunicar cualquiera oportunidad de mejora que beneficie el desarrollo de la organización.

La integración de un sistema de gestión es una medida viable para la solución de múltiples necesidades que pueden presentarse en una organización. También representa una práctica que puede añadir valor a los organismos debido al desarrollo de conocimientos y metodologías que les permiten adaptarse a las nuevas circunstancias provenientes de su contexto. Gracias a lo mencionado anteriormente, podría considerarse que la implementación de un sistema integrado es casi un requisito obligatorio para un organismo que desea evolucionar.

Referencias:

ISO. ISO HANDBOOK: The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS). Segunda Edición, pp.47-82. 2018