Contexto de la organización en normas ISO.

Autores: Daniel P., Arturo G., Gerardo Z. y Carmen V.

Entender que es el contexto de una organización es un fenómeno complejo que presenta diversas aristas y puede ser abordado desde distintos puntos de vista, sin embargo, todos estos convergen en que se trata de un evento dinámico y único para cada organización.

Para poder comprender a que nos referimos cuando hablamos de contexto de la organización, lo primero que tenemos que entender es que es una organización.

De acuerdo con Agustín Reyes Ponce, “organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.”

Es decir, una organización es un sistema que combina los medios técnicos, humanos y financieros para cumplir un propósito, que puede generar ganancias o no, contemplando las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que la constituyen, edificios, máquinas, materiales, personas, recursos económicos, tecnológicos, del medio ambiente, entre otros.

Bajo esta premisa, para que una organización pueda existir, requiere una relación entre su entorno interno y externo. El entorno externo le provee y solicita, insumos, información, cumplimientos legales, entre otros, que la organización procesa, transforma en su entorno interno, y devuelve al exterior como productos o servicios. El entorno externo retroalimenta a la organización, aceptando o rechazando lo que esta ofrece.

Entendido lo anterior, entonces podemos definir el contexto de la organización, como: “Las capacidades o limitantes de una organización para cumplir los requisitos establecidos por su entorno; con los recursos con los que cuenta o carece, contemplando todos los elementos que influyen para cumplir su propósito, de índole interno y externo; como: culturales, sociales, económicos, tecnológicos, legales, ambientales, etc. (ver figura 1).”

En pocas palabras el contexto es el sistema en donde la organización se encuentra inmersa, y al ser éste un sistema abierto, todo lo que sucede en el exterior influye internamente en ella y todo lo que sucede en su interior influye en el exterior, existiendo una estrecha relación entre ambos, por lo que un análisis del contexto no puede enfocare solamente en uno u otro.

 Es importante resaltar que se trata de un sistema dinámico, que está en constante cambio, por la aparición de nuevas leyes y regulaciones, nueva tecnología, nuevos requisitos del mercado, cambios socioculturales, cambio de personal, nuevos productos y procesos, entre otros. Aquí radica la importancia que las organizaciones realicen un análisis de su contexto ya que estas necesitan adaptarse a él, conocerlo y tomar decisiones que le permitan responder satisfactoriamente a sus demandas ^[2].

Es por lo anterior que dentro de la estructura de los sistemas de gestión propuestos por ISO se incluye un requisito para que la organización realice un análisis de su contexto, con la finalidad, de proporcionar a la organización la pauta para que esta, identifique todos los elementos con los que interactúa del sistema donde está inmersa, que pudieran tener efectos positivos o negativos para el logro de sus objetivos.

Para cumplir con este requisito, aquí, mencionamos algunos tips que podrían ser de ayuda a nuestros lectores al establecer el contexto de sus organizaciones.

• Considerar un equipo multidisciplinario y estratégico de negocio, que no generen sesgo y que busquen resultados reales.

Considerar la mayoría de los factores externos e internos que pudieran impactar a la organización (ver figura 2).

• Tener presente que la información que se analiza siempre es dinámica y activa, por lo que hay que asegurar que se analice la información más actualizada.

• Adherirse y aplicar una metodología o herramienta que sea efectiva en la determinación del contexto.

• Realizar un seguimiento para verificar que el contexto de la organización se encuentra acorde a la dirección estratégica de la organización.

Durante una auditoria, lo que nuestros auditores buscarían como evidencia de cumplimiento es:

• Determinación de las cuestiones o factores externos e internos que pertinentes al propósito de la organización.
• Seguimiento de las cuestiones o factores internos y externos identificados.
• Revisión y actualización del contexto cuando existan:
• Nuevas regulaciones.
• Nuevos productos o servicios.
• Detección y cierre de una no conformidad.
• Personal nuevo.
• Cambios políticos, culturales, sociales y ambientales.
• Entre otros.
• Uso de una herramienta o herramientas adecuadas que permita a la organización identificar, analizar y clasificar elementos internos y externos que influyen para lograr su propósito.

Herramientas para establecer el contexto de la organización.

Actualmente existen muchas herramientas que pueden guiar a las organizaciones en la determinación de su contexto. A continuación, en la figura 3 mostramos algunas de las más utilizadas, por su simplicidad y efectividad, que podrían servir a nuestros lectores para realizar un análisis del contexto de sus organizaciones.

La importancia de determinar el contexto de una organización se vuelve indispensable para poder enfrentar los cambios que se producen en el sistema en el cual está inmersa, ya que estos se dan con tanta rapidez que en muchas ocasiones no le da tiempo de asimilarlos y adaptarse a estos. Además de esto, conocer el contexto de la organización les permite tomar conciencia para hacerse responsables de todos los efectos que causen en cualquiera de los elementos del sistema con los que interactúan, esto es lo que llamamos responsabilidad social. Pero ese es un tema que trataremos en otro blog.

Referencias:

[1 K. J. Olivera. Contexto de una Organización. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. 2024. Visto en línea en UAPA. Contexto de una Organización (unam.mx), el 8 de marzo 2024.

[2] R. C. V. Marcela. La relevancia del contexto en el análisis organizacional: Tradición y modernidad en una empresa familiar en Chiapas. Nova scientia. 2014, vol.6, n.12, pp.321-355. Disponible en: <http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2007-07052014000200017&lng=es&nrm=iso>. ISSN 2007-0705. Visto el 08 de marzo 2024.