Diagrama de Tortuga, una herramienta sencilla para auditar.

Por Diego Ayala.

¿Recuerdan la primera auditoría que hicieron?, ¿fue satisfactoria?, ¿fue frustrante?, ¿fue amistosa?, ¿efectiva?, ¿sintieron que no hicieron su trabajo por no dejar no conformidades o se fueron muy satisfechos por que dejaron bastantes no conformidades? Seguramente antes de iniciar su primera auditoría se preguntaron cómo sería el resultado del proceso de la auditoría y entrevista, seguramente se preguntaron a quién iban a auditar, con qué personas se iban a enfrentar; todas estas preguntas son comunes en la primera auditoría que hacemos como auditores internos o en cualquier proceso de auditoría, seguramente fueron los más preparados, sin embargo, se dieron cuenta en el camino que les faltó algo por preguntar, o profundizar más en algún tema, y lo más seguro es que derivado de esta primera auditoría no hayan salida totalmente satisfechos.

Siempre nos han dicho que las listas de verificación son una muy buena guía para llevar a cabo una auditoría, y es correcto, sin embargo, esta lista de verificación es el comienzo de un gran aprendizaje en los procesos de auditoría, es más una enseñanza para el auditor en el cual tenga el guión de toda su “película” más allá que ver el contenido y la expectativa de esa “película”. Seguramente a través del tiempo se darán cuenta que esta lista de verificación cada vez es menos efectiva, ya que la secuencia de las preguntas VS las respuestas del auditado no lleva cierta congruencia, y eso nos seguirá frustrando.

En ese sentido, existe una herramienta multidireccional con la cual se puede lograr el objetivo de realizar una auditoría con una metodología más flexible y muy sencilla de entender: el Diagrama de Tortuga, una herramienta sencilla para auditar.

¿Cómo funciona?, si tomamos como base que los “Procesos” por su definición tienen «Elementos de Entrada (EE) y Elementos de Salida (ES), y cuentan con las “4 preguntas básicas” para “Documentar” un proceso, lo podemos interpretar como en la siguiente imagen:

Si le agregamos las demás cláusulas al proceso (lo que le corresponde “como proceso”), seguramente se tendría un proceso muy bien documentado; dicho de otra forma, casi toda la norma (como referencia se toma ISO 9001, pero puede ser cualquiera), está sumergida en este “Diagrama de Tortuga”:

Este sería el “Mismo Principio” para llevar a cabo una auditoría adecuada, considerando los “Debes de la Norma” en el sentido de hacerlos preguntas. En función de esto podemos determinar los diferentes “Caminos de auditoría” para llevar y concluir un proceso de auditoría sencillo y eficiente; refiriéndome como “Camino de Auditoría”, a que puedes hacer la auditoría de izquierda a derecha, arriba hacia abajo, diagonalmente o viceversa

Este ejemplo es de izquierda a derecha, pero puedes elegir el “camino de auditoría” que mejor se adapte a la auditoría que realices. Con esta sencilla herramienta y entendiendo el concepto de la misma, cualquier reto de auditoría que te pongan será muy sencillo de hacer.