Retos en la implementación de un sistema de gestión

La implementación de un sistema de gestión es una tarea que no solo ayuda a las organizaciones a simplificar procesos, sino que contribuye a la mejora continua, promueve el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, ayuda a cumplir con las expectativas de los clientes y sobre todo, es el paso principal para la obtención de certificaciones internacionales que aumentan la competitividad global de una marca.

Sin embargo, el proceso de implementación no es una tarea sencilla, por lo que existen ciertos retos a los cuales las empresas se tienen que enfrentar, entre ellos:

La falta de un objetivo claro.

Los sistemas de gestión tienen múltiples beneficios, por lo que su implementación debería estar enfocada en mejorar la calidad y lograr una mayor eficiencia en la organización, esto a su vez debe cumplir un objetivo general, el cual toda la organización pueda seguir y ser parte, en caso contrario, el proceso de implementación no tendrá un camino claro que seguir y los empleados no sabrán el papel que desempeñan y la importancia que tienen en el sistema.

Desconocimiento del contexto de la organización.

El contexto de la organización es clave para un sistema de gestión, pues de aquí se derivan los propósitos y dirección estratégica de la implementación. Desconocer en qué posición se encuentra la organización, tanto interna, como externamente, puede poner en riesgo los resultados esperados, pues no se tendrían claras necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Desconocimiento de la norma y los requisitos legales.

Es importante para las organizaciones que tienen un primer acercamiento con normas internacionales, que aprendan a interpretarlas y adaptarlas a sus propios procesos, de lo contrario podrían caer en incumplimientos o en una implementación deficiente.

No capacitar a los empleados clave.

Son los empleados quienes estarán día a día trabajando con el sistema de gestión, por lo que es importante capacitarlos y concientizarlos en la importancia de su desempeño dentro de él. Sin embargo, la creación de equipos interdisciplinarios que lleven el control del sistema y puedan evaluarlo objetivamente es fundamental para mantener los procesos en cumplimiento, por lo que su selección debe contemplar diferentes factores como conocimientos, habilidades y responsabilidades.

Falta de compromiso de los empleados.

La resistencia al cambio es uno de los mayores retos para las organizaciones, por lo que es necesario trabajar con las personas de manera cercana para que puedan adaptarse a la transformación de los procesos, esto implica darles el conocimiento necesario y fomentar el desarrollo de sus habilidades dentro del sistema de gestión.

Falta de compromiso de la alta dirección.

Uno de los puntos clave para la implementación es tener el apoyo de los líderes, ya que la falta de este compromiso puede verse reflejada en falta de recursos, tanto monetarios, de equipo o de capacitación, sin mencionar que si la alta dirección no está comprometida, los empleados en niveles más bajos podrán perder su propio compromiso.

Mal manejo de los procesos.

Entre no definir claramente las responsabilidades, roles y kpi’s, hasta una mala documentación y querer imitar procesos ajenos a la organización; la implementación del sistema de gestión en los procesos ya establecidos se convierte en una tarea deficiente que puede desmotivar a las personas involucradas e incluso generar hallazgos importantes en las evaluaciones posteriores.

Para evitar esto, es necesario que las organizaciones adopten un enfoque gradual y, a través de un mapeo de procesos, determinen las actividades críticas que afecten al sistema de gestión para así obtener una lista de prioridades sobre cómo avanzar en la implementación.

La implementación de un sistema de gestión es una tarea larga que necesita el trabajo de toda la organización para llevarse a cabo exitosamente, objetivos claros y el compromiso serán las piezas fundamentales para otorgar a cada proceso la importancia y tiempo que realmente requiere.