Top 5 de no conformidades más recurrentes

Una no conformidad es una situación en la que aparece un fallo o un error en una empresa debido a que no se han ejecutado bien los procesos que se han establecido. Una no conformidad pone en riesgo la eficacia de las actividades, o bien, si en una auditoria se detecta una no conformidad, puede poner en riesgo la certificación.

De acuerdo con las normas ISO, una no conformidad es el incumplimiento a un requisito, por lo que cuando se trata de no conformidades detectadas en auditorias es necesario relacionar la no conformidad con el requisito que se está incumpliendo.

Independientemente del tipo de organización, hay no conformidades que son comunes durante las auditorias, conocer cuales son las más recurrentes podría ayudar a las organizaciones a realizar actividades para prevenir que esas fallas sean motivo de poner en riesgo los resultados esperados de la organización.

Aunque son muy variadas las no conformidades, a continuación, describiremos cuales son las 5 no conformidades mas recurrentes en las auditorias de la norma ISO 9001:2015, el orden en el que aquí se describen no representa que sean más o menos importantes una que otra:

Requisito 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Los incumplimientos relacionados a este requisito son:

• Que en las organizaciones no se identifiquen los riesgos y oportunidades de todos los procesos.
• No se considera el contexto de la organización ni las partes interesadas.
• Que los riesgos y oportunidades no sean revisados y actualizados.
• Que no se tomen acciones para atender los riesgos y oportunidades.

Esta no conformidad es muy común debido a que las organizaciones no han tenido la capacitación necesaria para la gestión de riesgos y la metodología utilizada no ha sido entendida, se suele tener deficiencias en su implementación y manejo.

Las respuestas más comunes de los auditados son:

• Para este proceso no es necesario que se identifiquen los riesgos, todo está en control.
• No hay cambios en los riesgos, no hay nuevos riesgos, no ha cambiado el nivel del riesgo.
• Si la revisamos, pero no es necesario realizar cambios, no muestran datos o información confiable para confirmar el comentario.
• Se identificó el riesgo, pero no es necesario tomar ninguna acción.

Requisito 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

Los incumplimientos relacionados a este requisito son:

• No tomar acciones para atender los riesgos psicosociales identificados (discriminación, acoso, estrés, entre otros).
• No mantener las condiciones físicas apropiadas para la asegurar la eficaz operación de los procesos (iluminación, ruido, olores, temperatura, orden y limpieza, entre otros).

En las organizaciones no se ha dado la importancia necesaria al ambiente de trabajo, tanto para los factores físicos como para los psicosociales, a pesar de que ya hay requisitos legales relacionados, se considera que estos factores no tienen relación con la conformidad del producto o servicio que se ofrece.

Las respuestas más comunes de los auditados son:

• Se aplicó la encuesta de clima laboral y apenas estamos planificando las acciones necesarias.
• Aplicamos la encuesta de clima laboral y no hemos hecho el análisis de los resultados.
• Las condiciones físicas del ambiente de trabajo no afectan a la conformidad del producto.
• El orden y limpieza no son importantes en la conformidad del producto.

Requisito 7.1.3 Infraestructura

Los incumplimientos relacionados a este requisito son:

• No cumplir con las actividades programadas de mantenimiento a la infraestructura.
• No incluir a toda la infraestructura de la organización en el mantenimiento programado.

La infraestructura es un recurso indispensable para la operación, se suelen hacer programas de mantenimiento sin considerar todos los factores que podrían afectarlos y no se tiene la obligación de cumplirlos, a pesar de que se presentan paros frecuentes por fallas en maquinaria, equipos o instalaciones. El mantenimiento generalmente es correctivo.

Las respuestas más comunes de los auditados son:

• No había tiempo para realizar el mantenimiento, la máquina estaba ocupada.
• No había refacciones.
• No consideramos que sea necesario incluir a las instalaciones en el programa.
• Los equipos de transporte son arrendados por eso no están incluidos en el programa.

Sección 10, Mejora. Requisito 10.1 Generalidades

Los incumplimientos relacionados a este requisito son:

• No implementar acciones ante el incumplimiento de objetivos.
• No implementar acciones para aumentar la satisfacción del cliente.

Las organizaciones no aplican el principio de la mejora, se cumplen con ciertas funciones como implementar y medir objetivos, pero no se toman acciones para mejorar los resultados o bien se tienen resultados de la satisfacción del cliente y se presenta el resultado general y no se hace análisis detallado de los puntos evaluados.

Las respuestas más comunes de los auditados son:

• Apenas es el primer mes que no se cumple el objetivo.
• No se cumplió el objetivo, pero por muy poco.
• Los clientes están satisfechos, se cumplió con la meta, aunque se tenga malos resultados en el tiempo de entrega.

Requisito 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

Los incumplimientos relacionados a este requisito son:

• No cumplir con las actividades programadas de calibración o verificación.
• No incluir algunos de los recursos de seguimiento y medición en los programas de calibración o verificación.
• La empresa o personal que realiza las calibraciones y verificaciones no es competente.

Sucede algo similar que con la infraestructura, se elaboran programas de calibración y verificación, pero no se consideran los factores que influyen en su cumplimiento, desde los recursos necesarios, la competencia del personal, la frecuencia, entre otros.

Las respuestas más comunes de los auditados son:

• El cliente no se ha quejado por el producto que recibió y lo medimos con ese equipo que le falta la calibración.
• Ya solicité la calibración, pero el proveedor no ha venido por el equipo.
• Apenas me autorizaron el presupuesto para la calibración.

La frecuencia de las no conformidades puede variar entre una organización y otra, pero este listado es el resultado de un análisis realizado con la intención de orientarlos para que de manera anticipada tomen las acciones necesarias y prevenir las no conformidades.