La alta dirección es una de las figuras más importantes dentro de las organizaciones, sobre todo cuando se cuenta con un sistema de gestión implementado, que esté basado en alguna norma emitida por la Organización Internacional de Normalización.

 

Por ello, ISO estableció un numeral dentro de sus estándares que habla de sus funciones y responsabilidades, tales como la de su participación en la planificación, implementación y mejora del sistema de gestión. La alta dirección es quien dará la base para que la planificación estratégica se logre con la implementación del sistema de gestión, tomándolo como herramienta para su control y seguimiento de su avance.

 

La alta dirección es la principal figura de liderazgo dentro de una organización, el cual transfiere delegando y estableciendo roles y responsabilidades dentro de cada uno de los procesos que la conforman, declarando la línea a seguir para el cumplimiento de los objetivos y la o las políticas organizacionales.

 

Otra de las razones por la que es importante es porque promueve las buenas relaciones entre los colaboradores y la organización, generando un canal de comunicación e interacción bidireccional. Al ser la principal figura de liderazgo también es responsable de fomentar la concientización sobre la ejecución de los procesos con forme a lo planificado y garantizando el cumplimiento de los controles establecidos para el buen funcionamiento de los procesos.

 

Tomando en cuenta lo antes mencionado podemos decir que la alta dirección es quien posee autoridad, recursos y poder de decisión sobre los cambios en la empresa. Además de liderazgo, debe demostrar también compromiso con relación al sistema de gestión, con su experiencia y conocimiento del negocio puede establecer una visión a futuro para el negocio y sus partes interesadas, esto a partir de un análisis de peligros, riesgos, aspectos y oportunidades de manera que permite cuantificarlos de manera adecuada y tomar las acciones pertinentes para controlarlos generando una estructura de prevención y porque no, de predicción en la organización guiándola a un futuro satisfactorio y próspero.

 

Por ello en la actualidad la alta dirección tiene un gran número de competencias a cubrir dentro de las cuales podemos destacar:

 

Liderazgo: Debe inspirar a los demás colaboradores y promover el trabajo en equipo.

 

Motivación: Debe motivar a los demás colaboradores y a sí mismos para lograr mayor productividad.

 

Empatía: Debe ser empática con sus colaboradores para que los motiven y los mantengan satisfechos.

 

Responsabilidad: Debe impulsar una cultura de responsabilidad hacia las tareas internas y la productividad de la organización, pero también hacia el entorno.

 

Resolución de problemas: Debe estar preparada para resolver problemas y superar retos.

 

Comunicación: Debe establecer sistemas de comunicación eficientes con sus colaboradores, comunicarse de forma clara, persuasiva y precisa, especialmente de forma oral. No solo para motivar, sino para conocer las opiniones y el sentir de sus colaboradores.

 

Gestión del cambio: Debe estar en constante mejora e innovación para alcanzar mejores resultados.

 

Toma de decisiones: Deben estar preparados para tomar decisiones en momentos difíciles, en situaciones de conflictos.

 

De ahí su gran importancia dentro de una organización y su contribución al desarrollo de esta.

Definiendo inicialmente a una “organización” como la persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones, responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos; podemos ejemplificarla como trabajadores independientes, asociaciones, corporaciones, empresas, o firmas (ISO 9000:2015 3.2.1). Por otra parte, un “proceso” es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan entradas para proporcionar un resultado previsto -salidas- (ISO 9000:2015 3.4.1).

 

Una vez contemplados estos conceptos, podemos decir que dentro de una organización contamos con tres tipos de procesos: los operativos, estratégicos y de soporte, siendo los primeros aquellos con los que se realiza el producto o servicio ofertado, los procesos estratégicos serán aquellos con los que se traza la estrategia y planificación dentro de la organización, y los procesos de soporte, como su nombre lo dice, son aquellos que apoyan a la ejecución de los procesos operativos conforme lo establecido por los procesos estratégicos.

 

Una vez claros los tipos de procesos dentro de la organización se deben identificar adecuadamente y no tomar en cuenta actividades pertenecientes a un proceso para declararlas como uno de ellos; siendo este el error más común que se comete al declarar los procesos de una organización. Para ejemplificarlo tomaremos el proceso de recursos humanos que puede componerse por las actividades de reclutamiento y selección de personal, capacitación o control de competencias, nóminas e incidencias, etc., comúnmente estas actividades son declaradas como procesos cuando son actividades pertenecientes a un proceso que tiene como razón de ser el control y gestión del recurso humano.

 

La determinación de los procesos también depende del tipo de producto o servicio que ofrece la organización, su complejidad o sector al que pertenece, es muy importante recalcar que cada organización cuenta con características que la hacen diferente a otras, incluso dentro de su propio sector; lo que significa que dos empresas que hacen los mismos productos o que ofrecen el mismo tipo de servicios pueden no tener los mismos procesos, dependiendo mucho de su estructura y contexto.

 

Para poder identificar donde comienza y termina un proceso debemos identificar qué lo detona (sus entradas) y qué entrega como resultado de la ejecución de sus actividades (salidas), por ejemplo: al proceso de manufactura lo detona una orden de producción, un programa de producción o solicitud de manufactura, dando como resultado un producto terminado y una aduana de entrega de producto terminado

 

Dentro de las herramientas que podemos utilizar para poder definir y estructurar los procesos dentro de una organización están los diagramas de procesos, los diagramas de tortuga y los diagramas SIPOC, donde su objetivo es identificar cada uno de los procesos, sus entradas, salidas y algunos otros factores importantes para su ejecución como la infraestructura necesaria para realizarse, la manera en que será medida su efectividad (indicadores de desempeño), los roles y responsabilidades de quienes los ejecutan.

 

También podemos apoyarnos para la identificación de procesos, con la identificación de quiénes son las fuentes de entrada, los recursos que necesita, los pasos generales para su ejecución, sus resultados y quienes reciben sus resultados o se benefician de ellos.

 

Por último y como parte fundamental, se debe tomar en cuenta la participación de un grupo multidisciplinario que conozca a detalle las actividades, productos, servicios y la manera en que se ejecutan cada uno de estos para lograr una correcta definición de los procesos de la organización.

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible son una serie de objetivos presentados por las Naciones Unidas, con el fin de lograr un futuro mejor y más sostenible para todos en 2030. Para lograrlo, la ONU incentiva a las organizaciones privadas y gubernamentales alrededor del mundo a sumarse y contribuir en cada uno de los 17 ODS con herramientas que les ayuden a enfrentar este desafío.

 

En este sentido, ISO ha creado más de 22,000 normas internacionales y documentos relacionados, que, a través de la colaboración internacional, sirven como herramientas para ayudar a los gobiernos, la industria y a los consumidores finales, a mejorar la calidad de vida y por ende a contribuir con cada uno de los ODS.

 

Uno de estos objetivos, es el de ciudades y comunidades sustentables, el cual busca lograr que los asentamientos humanos sean inclusivos, seguros, resilientes y sostenibles, mejorando el bienestar humano, haciendo uso responsable de los recursos y preservando el medio ambiente.

 

ISO cuenta con 2591 estándares que ayudan al cumplimiento de este ODS, sin embargo, resalta el comité técnico ISO/TC 268 – Ciudades y comunidades sostenibles – el cual, con el desarrollo del estándar ISO 37010, ayuda a las comunidades a definir sus objetivos de desarrollo sostenible e implementar las estrategias para cumplirlos.

 

Entre los estándares que se alinean a este objetivo se encuentran aquellos para los sistemas de transporte inteligentes, gestión del agua, continuidad comercial y resiliencia comunitaria, entre otros, siendo algunos:

 

ISO 37120 – Indicadores de servicios de la ciudad y calidad de vida.

ISO 37122 – indicadores de ciudades inteligentes

ISO 37123 – indicadores de ciudades resilientes

ISO 22313 – sistemas de gestión de la continuidad del negocio

ISO 22326 – gestión de emergencias

ISO 24526 – sistemas de gestión de eficiencia del agua

 

Crear ciudades y comunidades sostenibles es una tarea de todos, sin embargo, actualizar y mejorar el transporte, la recolección y análisis de datos para ciudades inteligentes, crear un clima de resiliencia y el apoyo a líderes bajo un enfoque racional son solo algunos de los objetivos bajo los cuales ISO sigue trabajando para el desarrollo de estándares.

Con el objetivo de reconocer el trabajo de miles de expertos que colaboran en la creación y desarrollo de estándares y normas internacionales, el 14 de octubre se celebra el Día Mundial de la Normalización, celebración impulsada por la Organización Internacional de Normalización, miembros de la Comisión Electrotécnica Internacional y la Unión Internacional de Telecomunicaciones.

 

2021 marcó el inicio de una campaña de varios años para aumentar la comprensión de cómo los estándares internacionales contribuyen al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible con el objetivo de que, en el año 2030, estos estándares sean reconocidos como una parte integral de su éxito.

 

Bajo el lema elegido este 2022, se retrata la “Visión compartida para un mundo mejor”, donde las normas y estándares brindan una oportunidad conjunta para alcanzar los objetivos de un mundo mejor, más justo y sustentable, a través de soluciones prácticas y fácilmente respaldables.

 

Entre los mensajes que se promueven en este día, recordamos cómo las normas internacionales aportan beneficios tecnológicos, económicos y sociales, armonizando las especificaciones de productos y eliminando barreras al comercio internacional, asegurando productos y servicios seguros, eficientes y ambientalmente responsables.

 

Eventos con pláticas y exposiciones fomentando el diálogo y el trabajo de las partes interesadas en tomar acción se llevarán a cabo por diferentes organizaciones alrededor del mundo para resaltar la importancia de la estandarización.

 

Consulta la página oficial en el siguiente enlace: https://www.worldstandardsday.org/home.html

La implementación de un sistema de gestión es una tarea que no solo ayuda a las organizaciones a simplificar procesos, sino que contribuye a la mejora continua, promueve el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, ayuda a cumplir con las expectativas de los clientes y sobre todo, es el paso principal para la obtención de certificaciones internacionales que aumentan la competitividad global de una marca.

 

Sin embargo, el proceso de implementación no es una tarea sencilla, por lo que existen ciertos retos a los cuales las empresas se tienen que enfrentar, entre ellos:

 

 

La falta de un objetivo claro.

Los sistemas de gestión tienen múltiples beneficios, por lo que su implementación debería estar enfocada en mejorar la calidad y lograr una mayor eficiencia en la organización, esto a su vez debe cumplir un objetivo general, el cual toda la organización pueda seguir y ser parte, en caso contrario, el proceso de implementación no tendrá un camino claro que seguir y los empleados no sabrán el papel que desempeñan y la importancia que tienen en el sistema.

 

 

Desconocimiento del contexto de la organización.

El contexto de la organización es clave para un sistema de gestión, pues de aquí se derivan los propósitos y dirección estratégica de la implementación. Desconocer en qué posición se encuentra la organización, tanto interna, como externamente, puede poner en riesgo los resultados esperados, pues no se tendrían claras necesidades y expectativas de las partes interesadas.

 

 

Desconocimiento de la norma y los requisitos legales.

Es importante para las organizaciones que tienen un primer acercamiento con normas internacionales, que aprendan a interpretarlas y adaptarlas a sus propios procesos, de lo contrario podrían caer en incumplimientos o en una implementación deficiente.

 

 

No capacitar a los empleados clave.

Son los empleados quienes estarán día a día trabajando con el sistema de gestión, por lo que es importante capacitarlos y concientizarlos en la importancia de su desempeño dentro de él. Sin embargo, la creación de equipos interdisciplinarios que lleven el control del sistema y puedan evaluarlo objetivamente es fundamental para mantener los procesos en cumplimiento, por lo que su selección debe contemplar diferentes factores como conocimientos, habilidades y responsabilidades.

 

 

Falta de compromiso de los empleados.

La resistencia al cambio es uno de los mayores retos para las organizaciones, por lo que es necesario trabajar con las personas de manera cercana para que puedan adaptarse a la transformación de los procesos, esto implica darles el conocimiento necesario y fomentar el desarrollo de sus habilidades dentro del sistema de gestión.

 

 

Falta de compromiso de la alta dirección.

Uno de los puntos clave para la implementación es tener el apoyo de los líderes, ya que la falta de este compromiso puede verse reflejada en falta de recursos, tanto monetarios, de equipo o de capacitación, sin mencionar que si la alta dirección no está comprometida, los empleados en niveles más bajos podrán perder su propio compromiso.

 

 

Mal manejo de los procesos.

Entre no definir claramente las responsabilidades, roles y kpi’s, hasta una mala documentación y querer imitar procesos ajenos a la organización; la implementación del sistema de gestión en los procesos ya establecidos se convierte en una tarea deficiente que puede desmotivar a las personas involucradas e incluso generar hallazgos importantes en las evaluaciones posteriores.

 

Para evitar esto, es necesario que las organizaciones adopten un enfoque gradual y, a través de un mapeo de procesos, determinen las actividades críticas que afecten al sistema de gestión para así obtener una lista de prioridades sobre cómo avanzar en la implementación.

 

La implementación de un sistema de gestión es una tarea larga que necesita el trabajo de toda la organización para llevarse a cabo exitosamente, objetivos claros y el compromiso serán las piezas fundamentales para otorgar a cada proceso la importancia y tiempo que realmente requiere.