Con el objetivo de reconocer el trabajo de miles de expertos que colaboran en la creación y desarrollo de estándares y normas internacionales, el 14 de octubre se celebra el Día Mundial de la Normalización, celebración impulsada por la Organización Internacional de Normalización, miembros de la Comisión Electrotécnica Internacional y la Unión Internacional de Telecomunicaciones.

2021 marcó el inicio de una campaña de varios años para aumentar la comprensión de cómo los estándares internacionales contribuyen al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible con el objetivo de que, en el año 2030, estos estándares sean reconocidos como una parte integral de su éxito.

Bajo el lema elegido este 2022, se retrata la “Visión compartida para un mundo mejor”, donde las normas y estándares brindan una oportunidad conjunta para alcanzar los objetivos de un mundo mejor, más justo y sustentable, a través de soluciones prácticas y fácilmente respaldables.

Entre los mensajes que se promueven en este día, recordamos cómo las normas internacionales aportan beneficios tecnológicos, económicos y sociales, armonizando las especificaciones de productos y eliminando barreras al comercio internacional, asegurando productos y servicios seguros, eficientes y ambientalmente responsables.

Eventos con pláticas y exposiciones fomentando el diálogo y el trabajo de las partes interesadas en tomar acción se llevarán a cabo por diferentes organizaciones alrededor del mundo para resaltar la importancia de la estandarización.

Consulta la página oficial en el siguiente enlace: https://www.worldstandardsday.org/home.html

La implementación de un sistema de gestión es una tarea que no solo ayuda a las organizaciones a simplificar procesos, sino que contribuye a la mejora continua, promueve el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, ayuda a cumplir con las expectativas de los clientes y sobre todo, es el paso principal para la obtención de certificaciones internacionales que aumentan la competitividad global de una marca.

Sin embargo, el proceso de implementación no es una tarea sencilla, por lo que existen ciertos retos a los cuales las empresas se tienen que enfrentar, entre ellos:

La falta de un objetivo claro.

Los sistemas de gestión tienen múltiples beneficios, por lo que su implementación debería estar enfocada en mejorar la calidad y lograr una mayor eficiencia en la organización, esto a su vez debe cumplir un objetivo general, el cual toda la organización pueda seguir y ser parte, en caso contrario, el proceso de implementación no tendrá un camino claro que seguir y los empleados no sabrán el papel que desempeñan y la importancia que tienen en el sistema.

Desconocimiento del contexto de la organización.

El contexto de la organización es clave para un sistema de gestión, pues de aquí se derivan los propósitos y dirección estratégica de la implementación. Desconocer en qué posición se encuentra la organización, tanto interna, como externamente, puede poner en riesgo los resultados esperados, pues no se tendrían claras necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Desconocimiento de la norma y los requisitos legales.

Es importante para las organizaciones que tienen un primer acercamiento con normas internacionales, que aprendan a interpretarlas y adaptarlas a sus propios procesos, de lo contrario podrían caer en incumplimientos o en una implementación deficiente.

No capacitar a los empleados clave.

Son los empleados quienes estarán día a día trabajando con el sistema de gestión, por lo que es importante capacitarlos y concientizarlos en la importancia de su desempeño dentro de él. Sin embargo, la creación de equipos interdisciplinarios que lleven el control del sistema y puedan evaluarlo objetivamente es fundamental para mantener los procesos en cumplimiento, por lo que su selección debe contemplar diferentes factores como conocimientos, habilidades y responsabilidades.

Falta de compromiso de los empleados.

La resistencia al cambio es uno de los mayores retos para las organizaciones, por lo que es necesario trabajar con las personas de manera cercana para que puedan adaptarse a la transformación de los procesos, esto implica darles el conocimiento necesario y fomentar el desarrollo de sus habilidades dentro del sistema de gestión.

Falta de compromiso de la alta dirección.

Uno de los puntos clave para la implementación es tener el apoyo de los líderes, ya que la falta de este compromiso puede verse reflejada en falta de recursos, tanto monetarios, de equipo o de capacitación, sin mencionar que si la alta dirección no está comprometida, los empleados en niveles más bajos podrán perder su propio compromiso.

Mal manejo de los procesos.

Entre no definir claramente las responsabilidades, roles y kpi’s, hasta una mala documentación y querer imitar procesos ajenos a la organización; la implementación del sistema de gestión en los procesos ya establecidos se convierte en una tarea deficiente que puede desmotivar a las personas involucradas e incluso generar hallazgos importantes en las evaluaciones posteriores.

Para evitar esto, es necesario que las organizaciones adopten un enfoque gradual y, a través de un mapeo de procesos, determinen las actividades críticas que afecten al sistema de gestión para así obtener una lista de prioridades sobre cómo avanzar en la implementación.

La implementación de un sistema de gestión es una tarea larga que necesita el trabajo de toda la organización para llevarse a cabo exitosamente, objetivos claros y el compromiso serán las piezas fundamentales para otorgar a cada proceso la importancia y tiempo que realmente requiere.

Con cerca de un millón de certificados emitidos en todo el mundo, ISO 9001 es el estándar más popular entre las organizaciones que buscan mejorar la calidad de sus procesos, productos y servicios. Una vez cumplidos los requisitos que marca la norma, obtener la certificación ISO 9001 es una tarea sencilla.

Requisitos de la certificación ISO 9001.

Firma de contrato.

El primer paso para obtener la certificación ISO 9001, después de haber implementado la norma, es solicitar una oferta económica del organismo certificador. En esta oferta se deberán incluir los costos del proceso a certificar, considerando el número de empleados involucrados, la norma y su alcance. Al llegar a un común acuerdo por ambas partes, será necesario firmarse el contrato.

Planeación y realización de auditorías

En este paso se realiza la planeación de fechas para auditoría y la asignación de auditores con la competencia para auditar el sector industrial al que pertenece la organización.

• Preauditoría: Este ejercicio se realiza de forma opcional, consiste en un diagnóstico inicial de la empresa para conocer su funcionamiento y demostrar en términos generales el nivel de implementación del sistema de gestión.  

• Auditoría Etapa 1: Esta auditoría cuenta como evento oficial y se refiere a la revisión de documentos, para evaluar el nivel de documentación del sistema frente a la norma y así asegurar que los requerimientos hayan sido considerados por la organización. En caso de encontrarse No Conformidades es necesario hacer solucionarlas antes de la auditoría de Etapa 2.

• Auditoría Etapa 2: Una vez cerradas las No Conformidades de la etapa 1, se evalúa el nivel de implementación del sistema en la Auditoría de Certificación, mediante entrevistas con los involucrados en los procesos y la validación de las evidencias de implementación.

Cierre de No Conformidades

Una vez concluidos los eventos de auditoría y de acuerdo con los resultados, la organización deberá enviar en un tiempo determinado la evidencia correspondiente al cierre de No Conformidades para su revisión y aprobación del auditor.

Emisión de Certificado

A partir del cierre de no conformidades, el comité de certificación sesionará para revisar y aprobar la emisión del certificado, el cual una vez autorizado, se emite y se planea la entra del mismo a la organización auditada.

ISO 9001 es uno de los estándares internacionales más reconocidos entre las organizaciones, pues determina los requisitos para establecer un sistema de Gestión de Calidad, asegurando así la habilidad de las empresas para proveer productos o servicios que cumplan con las expectativas y exigencias de los clientes.

Para demostrar que el sistema de gestión cumple con todos los requerimientos regulatorios y legales, es necesario someterlo a una auditoría de tercera parte para así obtener el certificado que avale su conformidad.

Para poder llevar a cabo esta auditoría y obtener la certificación, es necesario cumplir con lo siguiente:

• Cumplir con los requisitos marcados en cada capítulo de la norma.
• Capacitar al personal para que conozca la norma y se comprometa con su implementación.
• Mantener auditores internos con la competencia necesaria para realizar auditorías internas y tener registro de al menos una.
• Mantener el sistema documentado conforme lo marca el estándar.
• Mantener evidencias de implementación del sistema de gestión, para la certificación, cada organismo dará un tiempo recomendado que suele ser mayor a tres meses.
• Mantener registros relacionados con el compromiso de la dirección.
• Asegurar que la política y los objetivos estén relacionados y documentados conforme a la norma.
• Mantener claramente definido el alcance de la certificación.
  
  

Como definir el alcance de mi sistema de gestión.

Obtener una certificación ISO 9001 no es complicado si la organización muestra compromiso entre todos sus colaboradores, incluyendo a la alta dirección, en el cumplimiento de lo establecido en la norma, de ser necesario, un consultor especializado puede ser un gran apoyo en la implementación del sistema de gestión.

Cotizar certificación ISO 9001

ISO 21001 es un estándar internacional para organizaciones educativas, la cual está desarrollada para brindar servicios de calidad bajo un enfoque a estudiantes, a través de procesos para mejorar el aprendizaje y con el apoyo de distintos principios que aportan beneficios a la implementación del sistema de gestión.

Principios de la norma ISO 21001:2018

Enfoque a los estudiantes y otros beneficiarios.

Se considera un éxito que una organización educativa pueda abordar los requisitos de cada estudiante para alcanzar su máximo potencial mientras conserva la confianza de empleadores, sociedad y gobierno, por lo que es importante comprender las necesidades actuales y futuras que ayuden en la sostenibilidad de la organización.

Liderazgo visionario.

Un nuevo liderazgo se da al crear una unidad con propósito y compromiso entre las personas que permiten alinear las estrategias, políticas, procesos y recursos de la organización, en este caso los estudiantes y las partes beneficiadas. Esto genera un enfoque continuo y mejor comunicación.

Compromiso de las personas.

Además de hacer a las personas involucradas partícipes en todos los niveles, es necesario capacitar, conocer y reconocer las contribuciones de cada individuo.

Enfoque del proceso.

Es importante hacer que las actividades sean entendidas y gestionadas como procesos intercalados en un sistema, con el fin de concentrar esfuerzos y optimizar el rendimiento.

Mejora.

Todos los sistemas de gestión deben estar enfocados a la mejora continua para mantener los niveles de rendimiento, considerando los cambios internos, externos y nuevas oportunidades.

Decisiones basadas en evidencia.

Para tomar mejores decisiones es necesario determinar, medir y hacer seguimiento de indicadores, asegurando que los datos sean analizados y evaluados adecuadamente por las personas relevantes.

Gestión de las relaciones.

Las partes interesadas son relevantes e influyen en el desempeño de la organización, por lo que es importante medir su rendimiento y proporcionar retroalimentación, establecer actividades colaborativas de desarrollo y reconocer sus mejoras y logros.

Responsabilidad social.

Las organizaciones educativas son responsables por el impacto que tienen sus decisiones y actividades en la sociedad, por lo que para mantener una buena reputación y relación con sus partes interesadas, deben asegurar prácticas y adoptar códigos de conduta o ética que muestre el compromiso de la organización con la responsabilidad social.

Obtén la norma completa aquí.